Haus­verwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und Unterlagen für Mietverwaltung und WEG

Ein Verwalterwechsel ist kein großer Akt, wenn Sie die Reihenfolge einhalten: Vertrag prüfen, fristgerecht kündigen, Übergabe sauber organisieren. Wer das in dieser Reihenfolge erledigt, vermeidet offene Posten, verlorene Unterlagen und verunsicherte Mieter. Wir erklären den Ablauf für die Mietverwaltung und kurz für die WEG-Verwaltung.

Mietverwaltung und WEG-Verwaltung: zwei verschiedene Wege

Bei der Mietverwaltung beauftragen Sie als Eigentümer einen Verwalter für Ihr Haus oder Ihre Wohnungen. Über den Wechsel entscheiden Sie allein, auf Grundlage Ihres Vertrags.

Bei der WEG-Verwaltung bestellt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer den Verwalter für das gemeinschaftliche Eigentum. Ein Wechsel braucht einen Beschluss der Eigentümerversammlung. Die Verwaltung Ihrer vermieteten Eigentumswohnung selbst ist davon getrennt. Das übernimmt die Sondereigentumsverwaltung, die Sie wie eine Mietverwaltung frei vergeben und kündigen.

Mietverwaltung kündigen

Der Vertrag geht vor

Lesen Sie zuerst Ihren Verwaltervertrag. Dort stehen Laufzeit, Kündigungsfrist und Form der Kündigung. Achten Sie auf Verlängerungsklauseln: Enthält der Vertrag eine, verlängert er sich ohne rechtzeitige Kündigung automatisch. Notieren Sie sich den letzten möglichen Kündigungstag und kündigen Sie schriftlich mit Zugangsnachweis.

Wenn der Vertrag keine Frist nennt

Fehlt eine Regelung, gelten die gesetzlichen Fristen für Dienstverträge nach § 621 BGB. Sie richten sich danach, wie die Vergütung bemessen ist. Bei monatlicher Vergütung kündigen Sie spätestens am 15. eines Monats zum Monatsende. Bei vierteljährlicher Vergütung beträgt die Frist sechs Wochen zum Quartalsende.

Kündigung aus wichtigem Grund

Bei schweren Pflichtverletzungen können Sie fristlos kündigen (§ 626 BGB). Das setzt voraus, dass Ihnen das Weiterführen des Vertrags bis zum Fristablauf nicht zuzumuten ist. Die Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen erfolgen, nachdem Sie von dem Grund erfahren haben. Halten Sie Pflichtverletzungen deshalb früh schriftlich fest.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Vertrag prüfen: Laufzeit, Frist, Form, Regeln zur Übergabe.
2. Neuen Verwalter auswählen und den Übernahmetermin abstimmen, bevor Sie kündigen.
3. Kündigen: schriftlich, mit Zugangsnachweis und der Aufforderung, alle Unterlagen zum Vertragsende herauszugeben.
4. Übergabe organisieren: Termin, Übergabeprotokoll, Liste der Unterlagen.
5. Mieter, Dienstleister und Versorger informieren und die Konten umstellen.

Checkliste: Diese Unterlagen muss der alte Verwalter übergeben

Der Verwalter muss Ihnen alles herausgeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat (§ 667 BGB). Außerdem schuldet er Auskunft und Rechenschaft (§ 666 BGB). Fordern Sie mindestens Folgendes an:

• Mietverträge mit allen Nachträgen, Mieterhöhungen und Vereinbarungen
• Mieterliste mit aktueller Soll-Miete, Vorauszahlungen und Kontaktdaten
• Mietkontenübersicht mit offenen Posten und Mahnstand je Mieter
• Kontoauszüge der Verwalterkonten für den laufenden Zeitraum
• Nachweise zu jeder Mietkaution: Höhe, Anlageform, Kontoverbindung, Zinsstand
• Nebenkostenabrechnungen der letzten Jahre mit Belegen
• Laufende Verträge: Hausmeister, Reinigung, Wartung, Versicherungen, Versorger
• Versicherungspolicen und offene Schadensfälle
• Offene Aufträge, Angebote und Gewährleistungsfristen
• Wartungs- und Prüfnachweise, etwa für Heizung, Rauchwarnmelder oder Aufzug
• Energieausweis, Grundrisse, Flächenberechnungen
• Korrespondenz mit Mietern, Behörden und Dienstleistern, die noch nicht abgeschlossen ist
• Laufende Rechtsstreitigkeiten mit Schriftsätzen und Fristen
• Schlüsselliste und alle Schlüssel
• Schlussabrechnung des Verwalters für den letzten Zeitraum

Unterschreiben Sie ein Übergabeprotokoll erst, wenn Sie die Liste abgeglichen haben. Fehlendes vermerken Sie mit Frist zur Nachlieferung.

Zum Ausdrucken und Abhaken: Checkliste Hausverwaltung wechseln als PDF (1 Seite).

Mieter informieren

Die Mieter müssen dem Wechsel nicht zustimmen. Sie sollten aber vor dem Stichtag schriftlich erfahren, wer künftig ihr Ansprechpartner ist. Ändert sich das Mietkonto, nennen Sie die neue Bankverbindung und den Monat, ab dem sie gilt. Prüfen Sie, ob bestehende Lastschriftmandate weiter genutzt werden können oder neu eingeholt werden müssen. Informieren Sie auch Hausmeister, Handwerker und Versorger über die neue Rechnungsadresse.

Kautionen und Mietkonten

Die Kaution muss getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt sein, und die Erträge stehen dem Mieter zu (§ 551 Abs. 3 BGB). Prüfen Sie bei der Übergabe für jede Kaution:

• ob der Betrag vollständig vorhanden ist,
• ob die Anlage getrennt und auf welchen Namen sie geführt ist,
• ob die Zinsen dem Kautionskonto gutgeschrieben wurden.

Bei den Mietkonten gleichen Sie die Soll-Mieten mit den Zahlungseingängen ab. Vereinbaren Sie mit dem alten Verwalter einen Stichtag, ab dem alle Zahlungen auf das neue Konto laufen. Zahlungen, die danach noch auf dem alten Konto eingehen, muss er an Sie weiterleiten.

WEG-Verwalter wechseln

Seit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) von 2020 kann die Gemeinschaft den Verwalter jederzeit abberufen. Einen wichtigen Grund braucht sie dafür nicht. Davon dürfen weder Teilungserklärung noch Verwaltervertrag abweichen (§ 26 Abs. 3 und 5 WEG).

Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Prüfen Sie den Vertrag genau. Er kann ein früheres Ende vorsehen. Bis zum Vertragsende kann der Vergütungsanspruch des alten Verwalters fortbestehen. Planen Sie die Abberufung deshalb mit Blick auf diese Frist.

Für den Ablauf gilt:

• Abberufung und Bestellung des neuen Verwalters auf die Tagesordnung setzen.
• Angebote mehrerer Verwalter vorab an alle Eigentümer verteilen.
• Bestellung und Vertragsabschluss beschließen. Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre dauern, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).
• Übergabe mit derselben Sorgfalt wie oben organisieren: Beschlusssammlung, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Erhaltungsrücklage und Gemeinschaftskonten.

Typische Fehler beim Wechsel

• Kündigungsfrist verpasst, der Vertrag verlängert sich um eine weitere Laufzeit.
• Übergabe ohne Liste, fehlende Unterlagen fallen erst Monate später auf.
• Kautionen nicht einzeln geprüft.
• Mieter zu spät informiert, Zahlungen landen auf dem alten Konto.

Was das Honorar Ihres neuen Verwalters abdecken sollte, sehen Sie auf unseren Seiten zu Preisen und zur Mietverwaltung.

So machen wir das

Wir übernehmen den Wechsel für Sie. Dazu fordern wir die Unterlagen beim bisherigen Verwalter anhand einer festen Übergabeliste an und gleichen Mietkonten und Kautionen einzeln ab. Ihre Mieter und Dienstleister informieren wir schriftlich. Offene Punkte dokumentieren wir und klären sie mit dem Vorverwalter. Wenn Sie einen Wechsel planen, sprechen Sie uns über Kontakt an.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.