Anlage V: Welche Unterlagen Vermieter jedes Jahr brauchen

Mit der Anlage V erklären Sie Ihre Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Ob die Erklärung zügig und vollständig gelingt, entscheidet sich an den Unterlagen. Hier steht, welche Belege Sie jedes Jahr brauchen und welche Regeln hinter den einzelnen Zeilen stehen.

Zur Rollenverteilung: Die steuerliche Beratung und die Erklärung selbst liegen bei Ihrem Steuerberater. Eine Hausverwaltung berät nicht steuerlich. Sie liefert die Unterlagen, auf die der Steuerberater zugreift.

Einnahmen

Die Anlage V fragt die Einnahmen je Objekt ab:

• Mieteinnahmen für Wohnungen und andere Räume, getrennt nach Fremdvermietung und Vermietung an Angehörige,
• Einnahmen aus umgelegten Neben- und Betriebskosten, also Vorauszahlungen sowie im Jahr erhaltene Nachzahlungen und geleistete Erstattungen,
• sonstige Einnahmen, etwa für Garagen, Stellplätze oder Werbeflächen, und Zuschüsse.

Belegen lässt sich das mit Mietverträgen, dem Mieterkonto und den Nebenkostenabrechnungen.

Werbungskosten

Abschreibung (AfA)

Das Gebäude schreiben Sie linear ab. Der Satz richtet sich nach der Fertigstellung (§ 7 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 EStG):

Abgeschrieben wird nur der Gebäudeanteil. Grund und Boden nutzt sich nicht ab. Für die Aufteilung des Kaufpreises stellt das Bundesfinanzministerium eine Arbeitshilfe bereit. Für neue Wohngebäude, deren Bau nach dem 30. September 2023 und vor dem 1. Oktober 2029 beginnt, gibt es zusätzlich eine degressive AfA von 5 Prozent vom Restwert (§ 7 Abs. 5a EStG). Beim Kauf gilt sie, wenn der Vertrag in diesem Zeitraum geschlossen wird und Sie das Gebäude bis zum Ende des Fertigstellungsjahres erwerben.

Schuldzinsen und Finanzierungskosten

Schuldzinsen sind Werbungskosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 EStG), die Tilgung ist es nicht. Die Anlage V hat eigene Zeilen für Schuldzinsen und für Geldbeschaffungskosten. Ihre Bank stellt dafür eine Zinsbescheinigung für das Kalenderjahr aus.

Erhaltungsaufwand

Reparaturen und Instandsetzungen sind grundsätzlich im Jahr der Zahlung abziehbar. Größeren Erhaltungsaufwand können Sie gleichmäßig auf zwei bis fünf Jahre verteilen (§ 82b EStDV). Voraussetzung: Das Gebäude gehört nicht zu einem Betriebsvermögen und dient überwiegend Wohnzwecken.

Anschaffungsnahe Herstellungskosten: die 15-Prozent-Grenze

Instandsetzungs- und Modernisierungskosten in den ersten drei Jahren nach dem Kauf werden zu Herstellungskosten, wenn sie ohne Umsatzsteuer 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Dann setzen Sie sie nicht sofort ab, sie erhöhen die AfA-Bemessungsgrundlage. Ausgenommen sind Erweiterungen und Erhaltungsarbeiten, die jährlich üblicherweise anfallen. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zählen auch Schönheitsreparaturen in diesem Zeitraum mit.

Beispiel mit runden Zahlen: Entfallen vom Kaufpreis 120.000 Euro auf das Gebäude, liegt die Grenze bei 18.000 Euro netto innerhalb von drei Jahren.

Laufende Kosten

• Grundsteuer und weitere umgelegte Kosten,
• Hausgeld, soweit es nicht umgelegt wird, etwa die Verwaltervergütung,
• Kosten einer Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung,
• Versicherungen, Kontoführung und sonstige Kosten.

Zahlungen in die Erhaltungsrücklage einer Eigentümergemeinschaft sind nach dem Bundesfinanzhof erst abziehbar, wenn die Gemeinschaft das Geld für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt (Urteil vom 14. Januar 2025, IX R 19/24). Dafür brauchen Sie die Jahresabrechnung der Gemeinschaft.

Belegliste: Ihre Checkliste für jedes Jahr

Verträge und Stammdaten

• Kaufvertrag mit Kaufpreisaufteilung, Datum von Anschaffung und Fertigstellung
• Mietverträge und Nachträge, Mieterhöhungen

Einnahmen

• Mieterkonto oder Kontoauszüge mit allen Mietzahlungen
• Nebenkostenabrechnungen an die Mieter mit Nachzahlungen und Erstattungen

Finanzierung

• Jahreszinsbescheinigung und Darlehensverträge
• Belege zu Geldbeschaffungskosten

Kosten der Immobilie

• Grundsteuerbescheid
• Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft mit Aufteilung in umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten
• Rechnungen für Reparaturen und Modernisierungen mit Zahlungsnachweis
• Versicherungspolicen und Beitragsrechnungen
• Rechnungen der Verwaltung

Vorjahre

• AfA-Berechnung und Verteilung von Erhaltungsaufwand aus früheren Jahren
• Steuerbescheid des Vorjahres

Fristen der Steuererklärung

Die Frist beträgt grundsätzlich sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 149 Abs. 2 AO). Mit Steuerberater läuft sie bis zum letzten Februartag des zweiten Folgejahres (§ 149 Abs. 3 AO). Fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, endet sie am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).

Das Finanzamt kann Erklärungen, die ein Steuerberater erstellt, unter bestimmten Voraussetzungen früher anfordern (§ 149 Abs. 4 AO).

Spekulationsfrist: zehn Jahre

Verkaufen Sie eine vermietete Immobilie innerhalb von zehn Jahren nach der Anschaffung, ist der Gewinn als privates Veräußerungsgeschäft steuerpflichtig (§ 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG). Ausgenommen sind Objekte, die Sie ausschließlich oder im Verkaufsjahr und den beiden Jahren davor selbst bewohnt haben. Bewahren Sie deshalb Kaufvertrag und AfA-Unterlagen bis zum Verkauf auf.

Restnutzungsdauergutachten

Ist die tatsächliche Nutzungsdauer eines Gebäudes kürzer als die gesetzliche, dürfen Sie nach § 7 Abs. 4 Satz 2 EStG nach dieser kürzeren Dauer abschreiben. Den Nachweis führen Eigentümer häufig mit einem Gutachten.

Die Anforderungen waren lange umstritten. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass jede im Einzelfall geeignete Darlegungsmethode zulässig ist (Urteil vom 28. Juli 2021, IX R 25/19) und dass auch ein Gutachten auf Grundlage der Immobilienwertermittlungsverordnung genügen kann (Urteil vom 23. Januar 2024, IX R 14/23). Das Bundesfinanzministerium hat sein strengeres Schreiben vom 22. Februar 2023 mit Schreiben vom 1. Dezember 2025 aufgehoben.

Das Finanzamt prüft ein Gutachten weiterhin im Einzelfall, und Sie tragen die Feststellungslast. Ob sich der Aufwand lohnt, sollten Sie vorher mit Ihrem Steuerberater klären.

So machen wir das

In der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung erfassen wir Mieteinnahmen, Nebenkostenabrechnungen, Hausgeld und Rechnungen digital und ordnen sie Ihrem Objekt zu. Ihr Steuerberater erhält daraus die Belege, die er für die Anlage V braucht. Die steuerliche Beurteilung bleibt bei ihm. Wenn Sie wissen möchten, wie das für Ihre Wohnungen aussieht, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.