Haus­verwaltung reagiert nicht: Was Eigentümer jetzt tun können

E-Mails bleiben unbeantwortet, Rückrufe kommen nicht, die Abrechnung fehlt. Wenn Ihre Hausverwaltung nicht reagiert, verlieren Sie den Überblick über Ihr Objekt und riskieren Geld. Sie haben aber klare Rechte und können schrittweise vorgehen. Dieser Beitrag richtet sich an Vermieter mit einer Miet- oder Sondereigentumsverwaltung. Zur WEG-Verwaltung finden Sie am Ende einen kurzen Abschnitt.

Welche Rechte Sie gegenüber Ihrem Verwalter haben

Der Mietverwaltervertrag ist in der Regel ein Geschäftsbesorgungsvertrag. Für ihn gelten nach § 675 Abs. 1 BGB wichtige Regeln des Auftragsrechts entsprechend. Zwei davon helfen Ihnen, wenn der Verwalter schweigt:

• Auskunft und Rechenschaft (§ 666 BGB): Der Verwalter muss Ihnen die erforderlichen Nachrichten geben, auf Verlangen über den Stand der Verwaltung Auskunft erteilen und nach Ausführung Rechenschaft ablegen.
• Herausgabe (§ 667 BGB): Er muss Ihnen alles herausgeben, was er zur Ausführung erhalten und aus der Verwaltung erlangt hat. Dazu gehören Unterlagen, Schlüssel und Gelder.

Hinzu kommen die Pflichten aus Ihrem Vertrag, etwa zur Betriebskostenabrechnung, zum Mahnwesen oder zu regelmäßigen Berichten. Entsteht Ihnen durch eine Pflichtverletzung ein Schaden, können Sie Ersatz verlangen (§ 280 Abs. 1 BGB). Das gilt nicht, wenn der Verwalter die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat.

Schritt 1: Dokumentieren

Halten Sie jeden Kontaktversuch fest. Notieren Sie Datum, Kanal und Inhalt. Speichern Sie E-Mails und Gesprächsnotizen an einem Ort. Legen Sie außerdem eine Liste der offenen Punkte an:

• unbeantwortete Mieteranfragen und Schadensmeldungen
• fehlende Abrechnungen und Berichte
• Mieten oder Überschüsse, die nicht an Sie weitergeleitet wurden
• Fristen, die bald ablaufen, etwa für die Betriebskostenabrechnung

Diese Dokumentation brauchen Sie für jeden weiteren Schritt. Sie zeigt später, wie schwer die Pflichtverletzung wiegt und wann Sie davon erfahren haben. Das ist für die Kündigungsfrist wichtig.

Schritt 2: Schriftlich mit Frist auffordern

Fordern Sie den Verwalter schriftlich auf, die offenen Punkte zu erledigen. Nennen Sie jeden Punkt konkret und setzen Sie ein festes Datum. Wählen Sie einen Versandweg mit Zugangsnachweis. Die Frist sollte zur Sache passen: Bei einem Wasserschaden ist sie kurz, bei einer umfangreichen Auskunft länger. Verbinden Sie die Aufforderung mit Ihrem Auskunftsanspruch nach § 666 BGB.

Eine Formulierung kann so aussehen:

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf meine Anfragen vom [Datum] und [Datum] habe ich keine Antwort erhalten. Ich fordere Sie auf, bis zum [Datum] folgende Punkte zu erledigen:

1. [z. B. Betriebskostenabrechnung 2025 an die Mieter versenden]
2. [z. B. Handwerker für den gemeldeten Schaden in Wohnung 3 beauftragen]
3. [z. B. Übersicht der Mietkonten zum Stichtag übersenden]

Zugleich verlange ich nach § 666 BGB Auskunft über den aktuellen Stand der Verwaltung. Lassen Sie die Frist ungenutzt verstreichen, behalte ich mir weitere Schritte bis zur Kündigung des Verwaltervertrags vor.

Mit freundlichen Grüßen

Schritt 3: Auskunft und Herausgabe durchsetzen

Reagiert der Verwalter auch auf die Fristsetzung nicht, wiederholen Sie Ihren Auskunftsanspruch und verlangen Sie Rechenschaft über die Verwaltung. Spätestens mit dem Ende des Vertrags muss er Ihnen nach § 667 BGB alle Unterlagen herausgeben. Beide Ansprüche können Sie notfalls gerichtlich durchsetzen. Lassen Sie sich dafür anwaltlich beraten.

Prüfen Sie parallel, worauf Sie selbst Zugriff haben. Dazu gehören Ihre eigenen Exemplare der Mietverträge, die Zahlungseingänge auf Ihrem Konto und die Nachweise zu den Kautionen.

Schritt 4: Abmahnen

Bleibt die Frist ohne Ergebnis, mahnen Sie ab. Eine Abmahnung benennt die konkrete Pflichtverletzung, fordert zur Abhilfe auf und kündigt für den Fall weiterer Verstöße die Kündigung an.

Der Verwaltervertrag ist ein Dauerschuldverhältnis. Bei einer Pflichtverletzung ist die Kündigung aus wichtigem Grund deshalb grundsätzlich erst zulässig, wenn eine Frist zur Abhilfe erfolglos abgelaufen ist oder eine Abmahnung erfolglos war (§ 314 Abs. 2 BGB). Ihre Fristsetzung aus Schritt 2 kann diese Voraussetzung bereits erfüllen. Eine ausdrückliche Abmahnung schafft zusätzlich Klarheit. Entbehrlich sind beide nur, wenn besondere Umstände eine sofortige Kündigung rechtfertigen.

Schritt 5: Kündigen

Ordentliche Kündigung

Für die ordentliche Kündigung gilt zuerst Ihr Vertrag mit Laufzeit, Frist und Form. Fehlt eine Regelung, greifen die Fristen für Dienstverhältnisse nach § 621 BGB. Sie richten sich danach, wie die Vergütung bemessen ist. Bei monatlicher Vergütung kündigen Sie spätestens am 15. eines Monats zum Monatsende.

Außerordentliche Kündigung

Aus wichtigem Grund können Sie ohne Kündigungsfrist kündigen, wenn Ihnen die Fortsetzung bis zum Fristablauf nicht zuzumuten ist (§ 626 Abs. 1 BGB). Dabei kommt es auf alle Umstände des Einzelfalls an. Wiederholte und dokumentierte Untätigkeit trotz Abmahnung kann dafür sprechen. Die Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen erklärt werden, nachdem Sie die maßgeblichen Tatsachen kennen (§ 626 Abs. 2 BGB). Verlangt der Verwalter es, müssen Sie ihm den Grund unverzüglich schriftlich mitteilen.

Kündigen Sie erst, wenn feststeht, wer die Verwaltung übernimmt. Wie der Übergang abläuft, lesen Sie auf unserer Seite Verwalter wechseln und im Ratgeber Hausverwaltung wechseln.

Was Sie in der Zwischenzeit absichern sollten

Solange der Verwalter nicht reagiert, laufen Ihre Pflichten als Vermieter weiter. Achten Sie besonders auf diese Punkte:

• Betriebskostenabrechnung: Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Verzögerungen Ihrer Hausverwaltung werden Ihnen dabei zugerechnet.
• Schäden: Sorgen Sie dafür, dass Mieter bei dringenden Schäden jemanden erreichen.
• Zahlungen: Gleichen Sie die Mieteingänge und die Auszahlungen an Sie regelmäßig ab.

Wenn der WEG-Verwalter nicht reagiert

Bei einer Eigentumswohnung betreut die Sondereigentumsverwaltung Ihre Wohnung und das Mietverhältnis. Für sie gelten die Schritte oben. Den WEG-Verwalter dagegen bestellt die Gemeinschaft. Hier haben Sie andere Wege:

• Beirat einschalten: Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter (§ 29 WEG).
• Versammlung verlangen: Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform eine Versammlung unter Angabe von Zweck und Gründen, muss der Verwalter sie einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Verweigert er das pflichtwidrig, kann der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein dazu ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).
• Abberufen: Die Gemeinschaft kann den Verwalter jederzeit abberufen. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG).

Jeder Eigentümer kann außerdem eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen und Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen (§ 18 Abs. 2 und 4 WEG).

So machen wir das

Unser Betrieb ist digital organisiert, so bleiben Vorgänge, Abrechnungen und Belege für Sie nachvollziehbar. Wenn Sie den Verwalter wechseln, fordern wir die Unterlagen beim bisherigen Verwalter anhand einer festen Übergabeliste an. Schreiben Sie uns über Kontakt.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.