Ab wann lohnt sich eine Hausverwaltung?

Viele private Vermieter verwalten ihre Häuser selbst. Ob das auch für Sie die richtige Wahl ist, hängt von Ihrer Zeit, Ihrem Wissen und den Kosten möglicher Fehler ab. Dieser Beitrag hilft Ihnen bei der Abwägung.

Was zur Verwaltung einer vermieteten Immobilie gehört

Wer selbst verwaltet, übernimmt alle Aufgaben, die sonst ein Mietverwalter erledigt:

Mietkonten führen und Zahlungseingänge prüfen
bei Rückständen mahnen und Fristen einhalten
jährlich die Betriebskosten abrechnen
Anfragen und Schadensmeldungen der Mieter bearbeiten
Handwerker beauftragen und Rechnungen prüfen
Mieterwechsel organisieren: Besichtigung, Auswahl, Vertrag, Übergabe
Mieten prüfen und anpassen
Wartungen, Prüfungen und Versicherungen im Blick behalten
Unterlagen für die Steuererklärung zusammenstellen

Der Zeitaufwand

Wie viel Zeit die Verwaltung kostet, hängt vor allem von der Art der Arbeit ab.

Laufende Aufgaben fallen jeden Monat an: Zahlungseingänge prüfen, Post und E-Mails beantworten, kleine Reparaturen veranlassen. Jährliche Aufgaben sind planbar: Betriebskostenabrechnung, Unterlagen für die Steuer, Prüfung der Mieten. Anlassbezogene Aufgaben lassen sich kaum planen: ein Wasserschaden, ein Mieterwechsel, ein Zahlungsausfall. Sie kommen oft zu ungünstigen Zeiten und binden dann viel Aufmerksamkeit.

Der Aufwand steigt mit der Zahl der Einheiten, dem Alter des Gebäudes und der Entfernung zum Objekt. Wenn Sie es genau wissen wollen, schreiben Sie einige Monate lang mit, wie viel Zeit Sie tatsächlich aufwenden. Bewerten Sie diese Zeit dann mit dem, was sie Ihnen beruflich oder privat wert ist.

Was eine Hausverwaltung kostet

Die Verwalterentgeltstudie 2026 des Center for Real Estate Studies (CRES), erstellt im Auftrag der Verbände BVI und IVD, nennt für neue Mietverwaltungsverträge Basissätze zwischen 29,75 und 41,65 Euro je Einheit und Monat. Haufe hat die Ergebnisse im April 2026 veröffentlicht. Ob die Beträge brutto oder netto gelten, nennt der Bericht für die Mietverwaltung nicht ausdrücklich.

Für ein Haus mit sechs Wohnungen ergeben sich daraus rechnerisch 178,50 bis 249,90 Euro im Monat. Sonderleistungen wie Neuvermietung, bauliche Maßnahmen oder Restarbeiten des Vorverwalters werden laut Bericht häufig per Stundensatz oder Pauschale abgerechnet. Unsere eigenen Konditionen finden Sie unter Preise.

Zwei Punkte gehören zur Kostenrechnung dazu:

Steuer: Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen (§ 9 Abs. 1 EStG). Die Kosten der Mietverwaltung setzen Sie deshalb bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung ab. Wie stark das Ihre Belastung senkt, hängt von Ihrem persönlichen Steuersatz ab.
Keine Umlage: Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Sie tragen sie selbst.

Was fehlende Verwaltung kostet

Der Monatspreis einer Verwaltung ist leicht zu sehen. Die Kosten der Selbstverwaltung zeigen sich oft erst später.

Mieten werden lange nicht angepasst

In der Vermieterbefragung 2025 von Haus & Grund gaben 58,7 Prozent der befragten Mitglieder an, im letzten Jahr keine Mietanpassung vorgenommen zu haben. Das kann eine bewusste Entscheidung sein, etwa um langjährige Mieter zu halten. Oft fehlt aber schlicht die Zeit für Vergleichsmiete, Begründung und Schriftverkehr.

Verpasste Anpassungen lassen sich nur begrenzt nachholen. Eine Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete setzt voraus, dass die Miete zum Zeitpunkt der Erhöhung seit 15 Monaten unverändert ist. Innerhalb von drei Jahren darf sie um höchstens 20 Prozent steigen, in Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt um höchstens 15 Prozent (§ 558 Abs. 1 und 3 BGB). Wer lange wartet, kann die Lücke zur ortsüblichen Vergleichsmiete deshalb oft nur über mehrere Jahre schließen.

Die Abrechnungsfrist wird verpasst

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei gestiegenen Energie- oder Nebenkosten kann dabei ein spürbarer Betrag verloren gehen.

Entscheidungshilfe: selbst verwalten oder abgeben?

Selbst verwalten passt, wenn …	Abgeben lohnt sich, wenn …
Sie in der Nähe des Objekts wohnen	Ihre Objekte weit entfernt oder an mehreren Orten liegen
Sie regelmäßig Zeit für Mieter, Handwerker und Belege haben	Ihre Zeit beruflich oder familiär knapp ist
Sie sich im Mietrecht und bei Abrechnungen sicher fühlen	Fristen, Mieterhöhungen oder Abrechnungen Sie unsicher machen
Sie wenige Einheiten mit stabilen Mietverhältnissen haben	Ihr Bestand wächst oder Mieterwechsel häufiger werden
Sie den direkten Kontakt zu Ihren Mietern schätzen	Sie einen festen Ansprechpartner für Ihre Mieter wollen
Sie Ihre Unterlagen ohnehin geordnet führen	Sie für die Steuer jedes Jahr Belege suchen

Kreuzen Sie für sich an, welche Zeilen zutreffen. Überwiegt die rechte Spalte, rechnen Sie die Verwaltungskosten gegen Ihre Mieteinnahmen. Unser Rendite-Check hilft Ihnen dabei.

Zwei Sonderfälle: Erben und Objekte an mehreren Orten

Geerbte Immobilien

Mit einer geerbten Immobilie übernehmen Sie die laufenden Mietverhältnisse mit allen Verträgen, Kautionen und offenen Abrechnungen. Gibt es mehrere Erben, verwalten sie den Nachlass gemeinschaftlich. Jeder Miterbe muss an Maßnahmen mitwirken, die für eine ordnungsmäßige Verwaltung erforderlich sind. Notwendige Erhaltungsmaßnahmen kann jeder auch allein treffen (§ 2038 Abs. 1 BGB). Über die ordnungsmäßige Verwaltung entscheiden die Erben mit Mehrheit nach der Größe ihrer Anteile (§ 2038 Abs. 2, § 745 Abs. 1 BGB). Eine externe Verwaltung kann in dieser Lage für klare Zuständigkeiten und eine Abrechnung sorgen, die alle Erben gleichermaßen einsehen können.

Objekte an mehreren Orten

Liegen Ihre Wohnungen in verschiedenen Städten, wächst der Aufwand mit jedem Standort. Jede Stadt hat ihre eigene Vergleichsmiete, eigene Handwerker und eigene Wege für Besichtigung und Übergabe. Hier hilft eine Verwaltung, die Mietkonten, Belege und Kommunikation digital bündelt. Wie das funktioniert, lesen Sie unter Digitale Mietverwaltung.

So machen wir das

Unsere Gesellschafter investieren seit 2010 selbst in Wohnimmobilien. Wir verwalten deshalb mit Blick auf Rendite und einen ruhigen Betrieb für Sie als Kapitalanleger. Wir arbeiten mit Festpreisen, und im Angebot steht schriftlich, was das Grundhonorar abdeckt. Was unsere Mietverwaltung umfasst, sehen Sie auf der Leistungsseite.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Häufige Fragen

Ab wie vielen Wohnungen lohnt sich eine Hausverwaltung?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Entscheidend sind Ihre verfügbare Zeit, Ihre Kenntnisse im Mietrecht, die Entfernung zum Objekt und was Sie Fehler kosten. Rechnen Sie die Verwalterkosten gegen die Einnahmen, die eine gute Verwaltung sichert.

Was kostet eine Mietverwaltung pro Wohnung?

Die CRES-Verwalterentgeltstudie 2026 ermittelte für neue Mietverwaltungsverträge Basissätze zwischen 29,75 und 41,65 Euro je Einheit und Monat. Sonderleistungen wie Neuvermietung oder bauliche Maßnahmen werden häufig gesondert berechnet.

Kann ich die Kosten der Hausverwaltung von der Steuer absetzen?

Bei vermieteten Immobilien ja, als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 9 Abs. 1 EStG). Auf die Mieter umlegen dürfen Sie die Verwaltungskosten nicht (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).

Was passiert, wenn ich die Nebenkostenabrechnung zu spät verschicke?

Geht die Abrechnung dem Mieter später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen. Das gilt nicht, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 BGB).

Wer verwaltet eine geerbte Immobilie, wenn es mehrere Erben gibt?

Die Erben verwalten den Nachlass gemeinschaftlich (§ 2038 BGB). Über Maßnahmen der ordnungsmäßigen Verwaltung entscheiden sie mit Mehrheit, berechnet nach der Größe der Anteile (§ 745 BGB).

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