Neben­kosten­abrechnung: Fristen und Fehler für Vermieter

Die Nebenkostenabrechnung ist jedes Jahr Pflicht und kostet Vermieter Zeit. Wer eine Frist versäumt oder formale Angaben vergisst, verliert Nachforderungen endgültig. Dieser Beitrag zeigt die Regeln aus BGB, Betriebskostenverordnung, Heizkostenverordnung und CO2-Kostenaufteilungsgesetz und die Fehler, die in der Praxis Geld kosten.

Die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten rechnen Sie jährlich ab. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Rechnen Sie nach Kalenderjahr ab, muss die Abrechnung für 2025 bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein.

Was nach Fristablauf gilt

• Nachforderungen sind ausgeschlossen. Das gilt nicht, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben.
• Guthaben bleiben bestehen. Das Gesetz schließt nur Nachforderungen des Vermieters aus.
• Der Mieter hat ebenfalls eine Frist. Einwendungen muss er spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitteilen.

Entscheidend ist, dass die Abrechnung den Mieter rechtzeitig erreicht. Planen Sie Puffer ein und wählen Sie einen Versandweg, mit dem Sie den Zugang nachweisen können.

Formelle Mindestangaben

Nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Frist. Nach dem Bundesgerichtshof (Urteil vom 9. Oktober 2013, VIII ZR 22/13) gehören dazu:

1. eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
2. die Angabe und, soweit nötig, Erläuterung der Verteilerschlüssel,
3. die Berechnung des Anteils des Mieters,
4. der Abzug seiner Vorauszahlungen.

Fehlt einer dieser Punkte, kann die Abrechnung unwirksam sein. Inhaltliche Fehler bei einzelnen Positionen sind davon zu unterscheiden.

Welche Kosten Sie umlegen dürfen

Der Mieter trägt Betriebskosten nur, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Welche Kosten als Betriebskosten gelten, legt § 2 der Betriebskostenverordnung fest.

Nummer 17 ist eine Auffangposition für Betriebskosten, die in den Nummern 1 bis 16 nicht genannt sind. Bezeichnen Sie solche Kosten im Mietvertrag konkret.

Nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Kosten der Verwaltung und der Instandhaltung. Dazu zählen Verwaltervergütung, Kontoführung, Reparaturen und die Erhaltungsrücklage einer Eigentümergemeinschaft.

Häufige Fehler in der Abrechnung

• Frist zu knapp geplant: Die Abrechnung geht erst Ende Dezember raus und der Zugang lässt sich nicht beweisen.
• Mindestangaben fehlen: Gesamtkosten oder Verteilerschlüssel stehen nicht in der Abrechnung.
• Hausgeldabrechnung übernommen: Die WEG-Abrechnung enthält nicht umlagefähige Posten wie Verwaltervergütung und Rücklage.
• Kabelfernsehen umgelegt: Grundgebühren für Breitbandanschlüsse sind nach § 2 Nr. 15 BetrKV nur bis zum 30. Juni 2024 umlagefähig.
• Reparaturen als Hauswart- oder Wartungskosten verbucht: Instandsetzung bleibt beim Vermieter.
• Wirtschaftlichkeit missachtet: Sie müssen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1, § 560 Abs. 5 BGB).
• Heiz- oder CO2-Kosten falsch verteilt: Dazu die folgenden Abschnitte.

Heizkosten: Verbrauchsanteil nach der Heizkostenverordnung

Bei einer zentralen Heizungsanlage verteilen Sie mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Den Rest verteilen Sie nach Wohn- oder Nutzfläche. 70 Prozent sind Pflicht, wenn drei Bedingungen zusammentreffen: Das Gebäude erfüllt nicht die Wärmeschutzverordnung von 1994, es wird mit Öl oder Gas beheizt und die freiliegenden Leitungen sind überwiegend gedämmt.

Rechnen Sie nicht verbrauchsabhängig ab, obwohl die Verordnung das vorschreibt, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Ein Kürzungsrecht von 3 Prozent besteht, wenn keine fernablesbare Ausstattung installiert ist, obwohl sie vorgeschrieben ist, oder wenn die Verbrauchsinformationen nach § 6a fehlen.

CO2-Kosten: das Stufenmodell seit 2023

Für Abrechnungszeiträume, die am oder nach dem 1. Januar 2023 beginnen, teilen Vermieter und Mieter die CO2-Kosten nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz. Bei Wohngebäuden richtet sich die Aufteilung nach dem CO2-Ausstoß je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr.

In der Heizkostenabrechnung müssen Sie den Anteil des Mieters an den CO2-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG). Fehlen diese Angaben, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen.

Belegeinsicht

Der Mieter kann verlangen, die Belege zu sehen, auf denen die Abrechnung beruht. Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Sie die Belege nach § 556 Abs. 4 BGB auch elektronisch bereitstellen. Eine geordnete digitale Ablage spart hier Termine und Kopien.

Vorauszahlungen anpassen nach § 560 Abs. 4 BGB

Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Ergibt sich eine deutliche Nachzahlung, lohnt es sich, die Vorauszahlung zu erhöhen. So fällt die Nachforderung im nächsten Jahr geringer aus.

So machen wir das

Wir erstellen die Nebenkostenabrechnung im Rahmen unserer Mietverwaltung aus digital erfassten Belegen. Jede Position prüfen wir gegen den Mietvertrag und den Katalog der Betriebskostenverordnung. Bei Eigentumswohnungen trennen wir die Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft in umlagefähige und nicht umlagefähige Anteile, das ist Teil der Sondereigentumsverwaltung. Weil die Belege digital vorliegen, ist eine Belegeinsicht auch elektronisch möglich. Wir rechnen zu Festpreisen ab. Das Preismodell finden Sie unter Preise.

Sie verwalten selbst und wollen nur die Abrechnung abgeben? Mit dem Abrechnungsservice erstellen wir die Nebenkostenabrechnung als einzelnen Auftrag, bundesweit und ohne Verwaltungsvertrag.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.